<html>
  <head>
    <meta http-equiv="content-type" content="text/html;
      charset=ISO-8859-1">
  </head>
  <body text="#000000" bgcolor="#FFFFFF">
    Completed and signed employee timesheets for December 16-31, 2013
    are due to supervisors at the <b>end of the employee's work day
      today, December 20th</b>, with an exception to those required to
    work during the shutdown.  Those employees should complete and sign
    their timesheets on their last scheduled work day of the timesheet
    period, but no later than December 31st.  If an employee is absent,
    the supervisor should complete and sign the employee's timesheet by
    these same deadlines.  Exempt employees who record work time using
    percentages must enter the work percentages on the last day <u>worked</u>,
    not the last day of the timesheet period, in order to save and sign
    the timesheet.  <br>
    <small> </small>
    <p> <b><br>
        Supervisor and project manager approvals</b> on these timesheets
      are due to Finance <b>no later than 2:00 p.m. on Thursday,
        January 2, 2014. </b> <b><br>
        <br>
      </b>The Laboratory shutdown begins Friday, December 20 at 5 p.m.<span> 
      </span>The Lab will reopen on Thursday, January 2, 2014.  <span></span>December

      25, 30 and 31 are designated as holidays.  December 23, 24, 26,
      and 27 are designated as shutdown days and can be taken as
      vacation or as Leave Without Pay (LWOP). The LWOP option is
      available only during the Lab shutdown.<span>  </span>For those
      employees who elected LWOP, they must adhere to the guidelines set
      forth in Rhonda Barbosa's all-staff email sent on December 5,
      2013.  <br>
    </p>
    <p>Only those employees who are on approved FMLA, short-term
      disability, or long-term disability are eligible to charge sick
      leave during the shutdown.  Also, only those employees who are on
      the approved listing of authorized workers "<u><b>required</b></u>"
      to work during the shutdown should have productive hours recorded
      during this period.<br>
      <br>
      As a reminder, Jefferson Lab does not have compensatory time as a
      form of payment for overtime.  Please remember that for
      non-exempts, your timesheet should always reflect your actual work
      and leave time for the period; and for exempts, your timesheet
      should always reflect your work prorated as required and your
      actual leave time for the period.  For those who supervise
      students and casuals, sign their timesheets even if they did not
      have time for this period.<br>
      <br>
      You can access the web-based Time Collection system from:<br>
      Inside JLab - <a moz-do-not-send="true"
        class="moz-txt-link-freetext"
        href="http://misportal.jlab.org/time" target="_blank">http://misportal.jlab.org/time</a><br>
      JLab Insight Page - Click on Timesheet under the Popular
      Applications section<br>
      Off-site access - <a moz-do-not-send="true"
        class="moz-txt-link-freetext"
        href="http://misportal.jlab.org/time" target="_blank">http://misportal.jlab.org/time</a><br>
      <br>
      The JLab Time Collection Manual is also available from the JLab
      home page under Publications, then Manuals.<br>
      <br>
      Please contact Sharon Hay at ext 7620 or me at ext 7503 if you
      have any questions.  Thank you for your assistance and Happy
      Holidays. </p>
  </body>
</html>