<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8">
  </head>
  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    Colleagues,<br>
    <br>
    As a result of the Lab closing at 5:00 pm on Monday, February 16,
    2015 and the Lab re-opening at 10:00 am on Wednesday, February 18,
    2015, employees are to follow the guidelines below for recording
    time:<br>
     <br>
    <u><b>All Staff:</b></u><br>
    If you were already scheduled for vacation/sick leave on Monday,
    Tuesday, and/or Wednesday February 16-18, 2015, then enter your
    hours accordingly as vacation/sick leave.  For Monday, second shift
    employees are to receive up to eight hours paid Weather/Public
    Emergency Leave.  For Tuesday, all personnel on all shifts are
    authorized up to eight hours of Weather/Public Emergency Leave.  For
    Wednesday, first shift employees must have reported to work in order
    to receive up to three hours of paid Weather/Public Emergency Leave
    (e.g. three hours if you were scheduled to report at 7:00 am, two
    hours if you were scheduled to report at 8:00 am); otherwise,
    vacation (or leave without pay if vacation leave is exhausted) must
    be charged.  Owl Shift Wednesday morning are authorized to charge up
    to eight hours of paid Weather/Public Emergency Leave unless already
    scheduled for vacation/sick leave.  Essential personnel who were
    required to be at work should record their actual time worked.<br>
    <br>
    <u><b>Students & Casuals:</b></u><br>
    Record actual hours worked on Monday, Tuesday, and Wednesday. 
    Students and Casuals are not eligible for any type of leave.<br>
     <br>
    <u><b>Non-Exempt Staff:</b></u><br>
    Record actual hours worked on Monday, Tuesday, and Wednesday.<br>
    <br>
    For Monday, second shift employees are to receive up to eight hours
    paid Weather/Public Emergency Leave.  For Tuesday, all personnel on
    all shifts are authorized up to eight hours of Weather/Public
    Emergency Leave.  For Wednesday, first shift employees must have
    reported to work in order to receive up to three hours of paid
    Weather/Public Emergency Leave; otherwise, vacation (or leave
    without pay if vacation leave is exhausted) must be charged.  Owl
    Shift Wednesday morning are authorized to charge up to eight hours
    of paid Weather/Public Emergency Leave unless already scheduled for
    vacation/sick leave.<br>
    <br>
     <br>
    <u><b>Exempt Staff:</b></u><br>
    <br>
    If you record productive time by day, record your actual hours
    worked on Monday, Tuesday, and Wednesday.<br>
    <br>
    For Monday, second shift employees are to receive up to eight hours
    paid Weather/Public Emergency Leave.  For Tuesday, all personnel on
    all shifts are authorized up to eight hours of Weather/Public
    Emergency Leave.  For Wednesday, first shift employees must have
    reported to work in order to receive up to three hours of paid
    Weather/Public Emergency Leave; otherwise, vacation (or leave
    without pay if vacation leave is exhausted) must be charged.  Owl
    Shift Wednesday morning are authorized to charge up to eight hours
    of paid Weather/Public Emergency Leave unless already scheduled for
    vacation/sick leave.<br>
    <br>
    <br>
    If you record productive time with percentages:<br>
    <br>
    For Monday, second shift employees are to receive up to eight hours
    paid Weather/Public Emergency Leave.  For Tuesday, all personnel on
    all shifts are authorized up to eight hours of Weather/Public
    Emergency Leave.  For Wednesday, first shift employees must have
    reported to work in order to receive up to three hours of paid
    Weather/Public Emergency Leave; otherwise, vacation (or leave
    without pay if vacation leave is exhausted) must be charged.  Owl
    Shift Wednesday morning are authorized to charge up to eight hours
    of paid Weather/Public Emergency Leave unless already scheduled for
    vacation/sick leave.   Complete your percentages as usual at the end
    of the pay period.<br>
     <br>
    <br>
     <br>
    If the Weather/Public Emergency Leave charge line is not already on
    your timesheet, follow the instructions below to add it:<br>
     <br>
    Click on the magnifying glass in the Project Field<br>
    Click on the + next to Favorites<br>
    Check the Box for the Weather/Public Emergency line<br>
    Click on Add to Timesheet<br>
     <br>
    If you do not see the Weather/Public Emergency charge in your
    Favorites,<br>
    Click on the magnifying glass in the Project Field<br>
    Click on the + next to Jefferson Lab<br>
    Click on the + next to Leave<br>
    Check the Box for the Weather/Public Emergency line<br>
    Click on Add to Timesheet<br>
     <br>
    Please note that no comment is required when entering the
    Weather/Public Emergency Leave.  If you have any questions about the
    timesheet instructions for the Weather/Public Emergency Leave,
    please contact  Janet Smith at ext 7503 or Sharon Hay at ext. 7620
    or Matt Krug at ext. 7120. <br>
    <br>
    Thanks,<br>
    Heidi<br>
    <br>
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 
Heidi Derby, CPA
Accounting & Finance Manager
Jefferson Lab
757-269-7547</pre>
  </body>
</html>