Dear All,<div><br></div><div>I have closed the doodle poll that was set up almost one week ago on the GEM monthly meeting date/time. Thanks a lot for all your participation in the poll. From the poll results, there are a few dates/times that would work for everyone. And the best bet would be 8:30-10:30 pm Beijing time (or 8:30-10:30am Virginia&nbsp;time) on the last wednesday of each month. Let me know as soon as possible (by today) if I misinterpreted anything in the poll and this proposed meeting date/time collides with your schedule. A conference phone line will be applied for later soon for the monthly meetings. And the "readytalk" system will be used as a video conferencing service for the meetings. An announcement email with various meeting coordinates and connection details will be circulated to this mailing list for each monthly meeting well before the actual meeting starts.&nbsp;</div><div>There is one more thing we have to decide on. That is whether we hold our first meeting this month after the Solid collaboration meeting (Aug. 19-20). There were actually opinions expressed on this already that we should have a separate GEM meeting this month in addition to the collaboration meeting for more detailed and technical discussions which can't be fit in a collaboration meeting. I would agree with this point and would propose to have a GEM meeting this month given, as just said, the rather different nature and aims of the monthly meetings from those of collaboration meetings regarding GEM work. Let me know if you have any comments or suggestions on this proposal. We also have to think about in what fashion and style we would like to have the meetings. I was thinking about having two sessions in every meeting: one session dedicated to regular status reports from individual institutes involved, and another one to topical discussions or discussions on any technical issues of interest to the whole group. Of course, the two sessions are not supposed to be absolutely separated. For example, you may want to talk about some technical issues in your status report to better put things in context. In such a case, we may have some technical discussions during your presentation in session 1 already. &nbsp;Anyway, we are not strictly restricted to any certain meeting style or mode. We should allow flexibility in how a meeting proceeds on a meeting-by-meeting basis to better facilitate exchanges of information and ideas, and to better stimulate inspirations for solutions to problems. Ok, enough said, again, let me know if you have any suggestions or any other ideas on meeting format.&nbsp;</div><div>Lastly, here is the closed doodle poll in case you want to see the poll results in person:</div><div>http://www.doodle.com/2d77imrgtxwi34ns#table</div><div><br></div><div>Thanks,</div><div>Jianbei<br></div>